Privacy Policy

1.    Introduction

1.1    We are committed to safeguarding the privacy of our website visitors and service users.

1.2    This policy applies where we are acting as a data controller with respect to the personal data of 

our website visitors and service users; in other words, where we determine the purposes and means of 

the processing of that personal data.

1.3    We use cookies on our website. Insofar as those cookies are not strictly necessary for the 

provision of our website and services, we will ask you to consent to our use of cookies when you first 

visit our website.

1.4    In this policy, “we”, “us” and “our” refer to PE Planning Limited.  For more information about 

us, see Section 11.

2.    How we use your personal data

2.1    In this Section 2 we have set out:

(a)    the general categories of personal data that we may process;

(b)    in the case of personal data that we did not obtain directly from you, the source and specific 

categories of that data;

(c)    the purposes for which we may process personal data; and

(d)    the legal bases of the processing.

2.2    We may process data about your use of our website and services (“usage data“). The usage data 

may include your IP address, geographical location, browser type and version, operating system, 

referral source, length of visit, page views and website navigation paths, as well as information about 

the timing, frequency and pattern of your service use. The source of the usage data is our analytics 

tracking system. This usage data may be processed for the purposes of analyzing the use of the 

website and services. The legal basis for this processing is our legitimate interests, namely 

monitoring and improving our website and services.

2.3    We may process your account data (“account data“).  The account data may include your name 

and email address.  The source of the account data is you or your employer.  The account data may be 

processed for the purposes of operating our website, providing our services, ensuring the security of 

our website and services, maintaining back-ups of our databases and communicating with you. The 

legal basis for this processing is our legitimate interests, namely the proper administration of our 

website and business.

2.4    We may process your information included in your personal profile on our website (“profile 

data“).  The profile data may include your name, email address, school name, and year group.  The 

profile data may be processed for the purposes of enabling and monitoring your use of our website 

and services. The legal basis for this processing is our legitimate interests, namely the proper 

administration of our website and business.

2.5    We may process your personal data that are provided in the course of the use of our services 

(“service data“).  The service data may include your job title or role and the age range of children 

you work with.  The source of the service data is you or your employer.  The service data may be 

processed for the purposes of operating our website, providing our services, ensuring the security of 

our website and services, maintaining back-ups of our databases and communicating with you. The 

legal basis for this processing is our legitimate interests, namely the proper administration of our 

website and business.

2.6    We may process information that you post for publication on our website or through our 

services (“publication data“). The publication data may be processed for the purposes of enabling 

such publication and administering our website and services. The legal basis for this processing is our 

legitimate interests, namely the proper administration of our website and business.

2.7    We may process information contained in any enquiry you submit to us regarding goods and/or 

services (“enquiry data“). The enquiry data may be processed for the purposes of offering, 

marketing and selling relevant goods and/or services to you. The legal basis for this processing is 

providing information to you as requested by you.

2.8    We may process information relating to our customer relationships, including customer contact 

information (“customer relationship data“).  The customer relationship data may include your 

name, your employer, your job title or role, your contact details, and information contained in 

communications between us and you or your employer.  The source of the customer relationship data 

is you or your employer.  The customer relationship data may be processed for the purposes of 

managing our relationships with customers, communicating with customers, keeping records of those 

communications and promoting our products and services to customers. The legal basis for this 

processing is our legitimate interests, namely the proper management of our customer relationships.

2.9    We may process information relating to transactions, including purchases of goods and services, 

that you enter into with us and/or through our website (“transaction data“).  The transaction data 

may include your contact details, your card details and the transaction details.  The transaction data 

may be processed for the purpose of supplying the purchased goods and services and keeping proper 

records of those transactions. The legal basis for this processing is the performance of a contract 

between you and us and/or taking steps, at your request, to enter into such a contract and our 

legitimate interests, namely the proper administration of our website and business.

2.10    We may process information that you provide to us for the purpose of subscribing to our email 

notifications and/or newsletters (“notification data“). The notification data may be processed for the 

purposes of sending you the relevant notifications and/or newsletters. The legal basis for this 

processing is consent. 

2.11    We may process information contained in or relating to any communication that you send to us 

(“correspondence data“). The correspondence data may include the communication content and 

metadata associated with the communication.  Our website will generate the metadata associated with 

communications made using the website contact forms.  The correspondence data may be processed 

for the purposes of communicating with you and record-keeping. The legal basis for this processing 

is our legitimate interests, namely the proper administration of our website and business and 

communications with users.

2.12    We may process any of your personal data identified in this policy where necessary for the 

establishment, exercise or defense of legal claims, whether in court proceedings or in an 

administrative or out-of-court procedure. The legal basis for this processing is our legitimate 

interests, namely the protection and assertion of our legal rights, your legal rights and the legal rights 

of others.

2.13    We may process any of your personal data identified in this policy where necessary for the 

purposes of obtaining or maintaining insurance coverage, managing risks, or obtaining professional 

advice. The legal basis for this processing is our legitimate interests, namely the proper protection of 

our business against risks.

2.14    In addition to the specific purposes for which we may process your personal data set out in this 

Section 2, we may also process any of your personal data where such processing is necessary for 

compliance with a legal obligation to which we are subject, or in order to protect your vital interests 

or the vital interests of another natural person.

2.15    Please do not supply any other person’s personal data to us, unless we prompt you to do so.

3.    Providing your personal data to others

3.1    We may disclose your personal data to any member of our group of companies (this means our 

subsidiaries, our ultimate holding company and all its subsidiaries) insofar as reasonably necessary 

for the purposes, and on the legal bases, set out in this policy.

3.2    We may disclose your personal data to our insurers and/or professional advisers insofar as 

reasonably necessary for the purposes of obtaining or maintaining insurance coverage, managing 

risks, obtaining professional advice, or the establishment, exercise or defense of legal claims, whether 

in court proceedings or in an administrative or out-of-court procedure.

3.3    We may disclose your account details to our suppliers or subcontractors insofar as reasonably 

necessary for the proper administration of our website and business.

3.4    Financial transactions relating to our website and services may be handled by our payment 

services providers. We will share transaction data with our payment services providers only to the 

extent necessary for the purposes of processing your payments, refunding such payments and dealing 

with complaints and queries relating to such payments and refunds. You can request information 

about the payment services providers’ privacy policies and practices by contacting us. See Section 11 

for contact information.

3.5    In addition to the specific disclosures of personal data set out in this Section 4, we may disclose 

your personal data where such disclosure is necessary for compliance with a legal obligation to which 

we are subject, or in order to protect your vital interests or the vital interests of another natural 

person. We may also disclose your personal data where such disclosure is necessary for the 

establishment, exercise or defense of legal claims, whether in court proceedings or in an 

administrative or out-of-court procedure.

4.    Retaining and deleting personal data

4.1    This Section 4 sets out our data retention policies and procedure, which are designed to help 

ensure that we comply with our legal obligations in relation to the retention and deletion of personal 


4.2    Personal data that we process for any purpose or purposes shall not be kept for longer than is 

necessary for that purpose or those purposes.

4.3    We will retain your personal data as follows:

(a)    The information provided to us by you or your employer will be retained for a minimum period 

of 1 year following the expiry of your subscription, and for a maximum period of 3 years following 

the expiry of your subscription.

4.4    Notwithstanding the other provisions of this Section 6, we may retain your personal data where 

such retention is necessary for compliance with a legal obligation to which we are subject, or in order 

to protect your vital interests or the vital interests of another natural person.

5.    Amendments

5.1    We may update this policy from time to time by publishing a new version on our website.

5.2    You should check this page occasionally to ensure you are happy with any changes to this 


5.3    We may notify you of significant changes to this policy by email or through the private 

messaging system on our website.

6.    Your rights

6.1    In this Section 6, we have summarized the rights that you have under data protection law. Some 

of the rights are complex, and not all of the details have been included in our summaries. 

Accordingly, you should read the relevant laws and guidance from the regulatory authorities for a full 

explanation of these rights.

6.2    Your principal rights under data protection law are:

(a)    the right to access;

(b)    the right to rectification;

(c)    the right to erasure;

(d)    the right to restrict processing;

(e)    the right to object to processing;

(f)    the right to data portability;

(g)    the right to complain to a supervisory authority; and

(h)    the right to withdraw consent.

6.3    You have the right to confirmation as to whether or not we process your personal data and, 

where we do, access to the personal data, together with certain additional information. That additional 

information includes details of the purposes of the processing, the categories of personal data 

concerned and the recipients of the personal data. Providing the rights and freedoms of others are not 

affected, we will supply to you a copy of your personal data. The first copy will be provided free of 

charge, but additional copies may be subject to a reasonable fee. You can access your personal data 

when logged into our website.

6.4    You have the right to have any inaccurate personal data about you rectified and, taking into 

account the purposes of the processing, to have any incomplete personal data about you completed.

6.5    In some circumstances you have the right to the erasure of your personal data without undue 

delay. Those circumstances include: the personal data are no longer necessary in relation to the 

purposes for which they were collected or otherwise processed; you withdraw consent to consent-

based processing; you object to the processing under certain rules of applicable data protection law; 

the processing is for direct marketing purposes; and the personal data have been unlawfully 

processed. However, there are exclusions of the right to erasure. The general exclusions include 

where processing is necessary: for exercising the right of freedom of expression and information; for 

compliance with a legal obligation; or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

6.6    In some circumstances you have the right to restrict the processing of your personal data. Those 

circumstances are: you contest the accuracy of the personal data; processing is unlawful but you 

oppose erasure; we no longer need the personal data for the purposes of our processing, but you 

require personal data for the establishment, exercise or defense of legal claims; and you have 

objected to processing, pending the verification of that objection. Where processing has been 

restricted on this basis, we may continue to store your personal data. However, we will only 

otherwise process it: with your consent; for the establishment, exercise or defense of legal claims; for 

the protection of the rights of another natural or legal person; or for reasons of important public 


6.7    You have the right to object to our processing of your personal data on grounds relating to your 

particular situation, but only to the extent that the legal basis for the processing is that the processing 

is necessary for: the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of any 

official authority vested in us; or the purposes of the legitimate interests pursued by us or by a third 

party. If you make such an objection, we will cease to process the personal information unless we can 

demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights 

and freedoms, or the processing is for the establishment, exercise or defense of legal claims.

6.8    You have the right to object to our processing of your personal data for direct marketing 

purposes (including profiling for direct marketing purposes). If you make such an objection, we will 

cease to process your personal data for this purpose.

6.9    You have the right to object to our processing of your personal data for scientific or historical 

research purposes or statistical purposes on grounds relating to your particular situation, unless the 

processing is necessary for the performance of a task carried out for reasons of public interest.

6.10    To the extent that the legal basis for our processing of your personal data is:

(a)    consent; or

(b)    that the processing is necessary for the performance of a contract to which you are party or in 

order to take steps at your request prior to entering into a contract,

    and such processing is carried out by automated means, you have the right to receive your personal 

data from us in a structured, commonly used and machine-readable format. However, this right does 

not apply where it would adversely affect the rights and freedoms of others.

6.11    If you consider that our processing of your personal information infringes data protection laws, 

you have a legal right to lodge a complaint with a supervisory authority responsible for data 

protection. You may do so in the state of your habitual residence, your place of work or the place of 

the alleged infringement.

6.12    To the extent that the legal basis for our processing of your personal information is consent, 

you have the right to withdraw that consent at any time. Withdrawal will not affect the lawfulness of 

processing before the withdrawal.

6.13    You may exercise any of your rights in relation to your personal data by written notice to us, in 

addition to the other methods specified in this Section 6.

7.    About cookies

7.1    A cookie is a file containing an identifier (a string of letters and numbers) that is sent by a web 

server to a web browser and is stored by the browser. The identifier is then sent back to the server 

each time the browser requests a page from the server.

7.2    Cookies may be either “persistent” cookies or “session” cookies: a persistent cookie will be 

stored by a web browser and will remain valid until its set expiry date, unless deleted by the user 

before the expiry date; a session cookie, on the other hand, will expire at the end of the user session, 

when the web browser is closed.

7.3    Cookies do not typically contain any information that personally identifies a user, but personal 

information that we store about you may be linked to the information stored in and obtained from 


8.    Cookies that we use

8.1    We use cookies for the following purposes:

(a)    authentication – we may use cookies to identify you when you visit our website and as you 

navigate our website;

(b)    status – we may use cookies to help us to determine if you are logged into our website;

(c)    personalization – we may use cookies to store information about your preferences and to 

personalize the website for you;

(d)    security – we may use cookies as an element of the security measures used to protect user 

accounts, including preventing fraudulent use of login credentials, and to protect our website and 

services generally;

(e)    advertising – we may use cookies to help us to display advertisements that will be relevant to 


(f)    analysis – we may use cookies to help us to analyze the use and performance of our website and 

services; and

(g)    cookie consent – we may use cookies to store your preferences in relation to the use of cookies 

more generally.

9.    Cookies used by our service providers

9.1    Our service providers may use cookies and those cookies may be stored on your computer when 

you visit our website.

9.2    We may use Google Analytics to analyze the use of our website. Google Analytics gathers 

information about website use by means of cookies. The information gathered relating to our website 

is used to create reports about the use of our website. Google’s privacy policy is available at:

9.3    We may publish Google AdSense interest-based advertisements on our website. These are 

tailored by Google to reflect your interests. To determine your interests, Google will track your 

behavior on our website and on other websites across the web using cookies. You can view, delete or 

add interest categories associated with your browser by visiting: You 

can also opt out of the AdSense partner network cookie using those settings or using the Network 

Advertising Initiative’s multi-cookie opt-out mechanism at:

However, these opt-out mechanisms themselves use cookies, and if you clear the cookies from your 

browser your opt-out will not be maintained. To ensure that an opt-out is maintained in respect of a 

particular browser, you may wish to consider using the Google browser plug-ins available at:

10.    Managing cookies

10.1    Most browsers allow you to refuse to accept cookies and to delete cookies. The methods for 

doing so vary from browser to browser, and from version to version. You can however obtain up-to-

date information about blocking and deleting cookies via these links:

(a) (Chrome);

(b) (Firefox);

(c) (Opera);


cookies (Internet Explorer);

(e) (Safari); and

(f) (Edge).

10.2    Blocking all cookies will have a negative impact upon the usability of many websites.

10.3    If you block cookies, you may not be able to use all the features on our website.

11.    Our details

11.1    This website is owned and operated by PE Planning Limited.

11.2    You can contact us:

(a)    by using our website contact form;

(b)    by telephone, on the contact number published on our website from time to time; or

(c)    by email, using the email address published on our website from time to time.